W każdym biurze co chwila wyrzucane są niezwykle duże ilości różnorodnych dokumentów. Niektóre z nich są zupełnie bezwartościowe, aczkolwiek na pewno można w nich odnaleźć również i takie, które zawierają znaczące informacje. Mogą to być na przykład dane finansowe, strategie sprzedażowe albo objęte szczególną ochroną dane osobowe. Należy więc dowiedzieć się, w jaki sposób powinno przebiegać skuteczne niszczenie dokumentów w naszym biurze.

Zanim zakupimy profesjonalne niszczarki i polecimy wszystkim pracownikom niszczenie dokumentów, warto opracować … dokument, w jakim zawarte będą dokładne co do tego wytyczne. Z nim musi zapoznać się każdy nowo zatrudniony pracownik (ciekawa strona). Warto także zorganizować szkolenie bhp piaseczno objaśniające, dlaczego trzeba niszczyć dokumenty oraz opisać ryzyko, jakie może wynikać z niewłaściwego zabezpieczenia dokumentów czy nieprawidłowego ich niszczenia.

Utylizacja dokumentów w miejscu, w jakim powstały, jest jednym z najbezpieczniejszych rozwiązań, bowiem dzięki temu będziemy mieć pewność, iż firmowe dane są chronione i zapewne nie dostaną się w niepowołane ręce. Oprócz tego na rynku współcześnie funkcjonuje niemało firm pomagających w niszczeniu ważnych dokumentów. Jednak należy wiedzieć o tym, że zlecając to zadanie zewnętrznej firmie, może zaistnieć niebezpieczeństwo, że dostaną się one w niepowołane ręce już na etapie ich transportu albo też podczas ich liczenia.

Poza tym warto dowiedzieć się, co z danymi, jakie umieszczone są na elektronicznych nośnikach. Wiele osób pozbywa się danych w typowy sposób, np. formatując dyski. Należy jednak pamiętać, iż skasowanie i przywrócenie poszczególnych danych jest niezwykle łatwe, dlatego też jeżeli posiadamy znacznie ważniejsze informacje, należy umieszczać je na nośnikach optycznych, magnetycznych czy elektronicznych, które cechują się wysokim poziomem bezpieczeństwa.

Ważne jest także wyznaczenie miejsca niszczenia dokumentów. Powinno się znajdować w takim pomieszczeniu, do którego wszystkim pracownikom będzie „po drodze”. Równocześnie warto uczulić ich na to, by pamiętali, jak istotne jest niszczenie dokumentów w odpowiedni sposób. Dzięki temu przyczynimy się do zwiększenia bezpieczeństwa w firmie, a równocześnie unikniemy przykrych konsekwencji.