Dowolna spółka w ramach prowadzenia swej działalności rynkowej musi wystawiać dokument sprzedaży. W zależności od tego, czy nabywcą jest osoba prywatna czy też firma, wystawia się paragon lub fakturę.

Naturalnie osoby prywatne także mogą uzyskać ten drugi dokument, jeśli tylko wyrażą taką chęć.

Różnica między tymi dokumentami polega na tym, że w przypadku faktury podane są pełne dane sprzedawcy i nabywcy. Jeżeli sprzedawcą jest spółka o międzypaństwowym zasięgu, na fakturze mógłby zostać umieszczony nagłówek napisany w innym języku. Wg ustawy o VAT i przepisów uzupełniających nie jest obowiązkowe używanie jedynie j. polskiego. Jeżeli chciałbyś na takim dokumencie umieścić nagłówek invoice faktura wciąż okaże się pełnoprawnym dokumentem sprzedaży towaru lub usługi. Poza tym przepisy zezwalają na umieszczanie w tamtym miejscu dodatkowych adnotacji, z tego też powodu tego typu napis w języku obcym mógłby zostać traktowany właśnie jak dodatkowa informacja. Ponadto ustawodawca nie ustala konkretnego języka, w jakim może być ona wystawiona.

Tyczy się to każdego rodzaju takiego dokumenu, czyli faktury VAT, proforma czy VAT marża. Ponadto nie funkcjonuje jeden określony wzorzec tego typu dowodu zakupu. Najważniejsze jest to, żeby zostały na nim zamieszczone informacje odnoszące się do stron transakcji oraz jej przedmiot. Jest tak w wielu krajach, przykładowo w Anglii, podobnie jak w Polsce spółka może, ale nie ma obowiązku być płatnikiem VAT.

Niezależnie od tego, dla partnerów biznesowych zagranicznych możemy sporządzić dokument z nagłówkiem „Invoice”. Najważniejsze jest to, żeby ponadplanowymi wiadomościami nie spowodować tego, że faktura stanie się nieczytelna.