Jeśli zamierzamy zorganizować konferencję lub szkolenie, czeka nas wiele przygotowań, które należy rozpocząć wiele tygodni naprzód, w zależności od wagi wydarzenia. Początkiem przygotowań jest określenie liczby osób, które mają wziąć udział w konferencji lub szkoleniu. Kolejne ważne pytania, na które powinniśmy sobie odpowiedzieć, udzielić odpowiedzito: Jaka liczba uczestników szkolenia lub konferencji nas satysfakcjonuje, aby organizacja konferencji lub szkolenia stała się sukcesem? Czy program konferencji będziepodzielony na 2 lub 3 dni, czy tylko na kilka godzin? Jaki mamy budżet? W odpowiedzi na te kwestie niezwykle przydatny okaże się program, jak najszczegółowiej rozpisany na godziny.

Jeśli organizujemy szkolenie, należy porozmawiać z szkoleniowcami i trener, ile czasu zajmie im zrealizowanie założonej tematyki szkolenia i czy ilość wiedzy, jaką chcą przekazać, nie przemęczy zanadto uczestników. Zajęcia powinniśmy układać blokami tematycznymi, przewidując pauzy na kawę lub posiłek. Magnesem dla uczestników bywa wieczór integracyjny, wizyta w teatrze lub spacer po mieście.

Jeśli organizujemy konferencję, musimy szczegółowo określić jej tematykę i poświęcić czas na opracowanie listy występujących na niej specjalistów. Jeśli zależy nam na uznanych autorytetach z danej branży, należy ich powiadomić dużo wcześniej, a w budżecie wziąć pod uwagę kwoty honorariów. Jeśli mamy ograniczone środki, możemy pokusić się o sponsoring firm z branży w zamian za czas na prezentację ich oferty. Zarówno skompletowanie listy osób mających wystąpienia, jak i uczestników konferencji to bardzo czasochłonne przygotowania. Na koniec pozostaje opracowanie materiałów, które chcemy przekazać uczestnikom.Mając pełną listę uczestników konferencji, lub chociaż ich liczbę, należy poszukiwać miejsca szkolenia lub konferencji. Jeżeli nie posiadamy własnej sali konferencyjnej, albo chcielibyśmy zorganizować nasze wydarzenie w innym mieście, np. Wrocławiu, trzeba po prostu wrzucić w google (zobacz pozycjonowanie strony www) frazy: sale konferencyjne wrocław ((poznaj informacje)), sale szkoleniowe wrocław, sale do wynajęcia Wrocław. Otrzymamy duży wybór firm świadczących te usługi. Wybierajmy miejsce świadomie, bo rozrywki, jakie oferuje metropolia, mogą zaprzątnąć uwagę uczestników konferencji. Wybierajmy sale szkoleniowe- dla przykładu strona, z klimatyzacją, jeśli wydarzenie będzie odbywało się w porze letniej, z profesjonalnym wyposażeniem, możliwością noclegu i cateringu, z dostępem do internetu – najlepiej bezprzewodowo. Wiele firm świadczących usługi wynajmu sal konferencyjno-szkoleniowych daje nam pełen pakiet usług – wybieramy właśnie takie, sami zajmując się kwestiami PR, czyli jak najlepszym poinformowaniem o tym wydarzeniu, oraz stroną merytoryczną przedsięwzięcia.