Jeśli organizujemy konferencję, musimy szczegółowo określić jej tematykę i poświęcić czas na opracowanie listy występujących na niej specjalistów. Jeśli zależy nam na uznanych autorytetach z danej branży, należy ich powiadomić dużo wcześniej, a w budżecie wziąć pod uwagę kwoty honorariów. Jeśli mamy ograniczone środki, możemy pokusić się o sponsoring firm z branży w zamian za czas na prezentację ich oferty. Zarówno skompletowanie listy osób mających wystąpienia, jak i uczestników konferencji to bardzo czasochłonne przygotowania. Na koniec pozostaje opracowanie materiałów, które chcemy przekazać uczestnikom.Mając pełną listę uczestników konferencji, lub chociaż ich liczbę, należy poszukiwać miejsca szkolenia lub konferencji. Jeżeli nie posiadamy własnej sali konferencyjnej, albo chcielibyśmy zorganizować nasze wydarzenie w innym mieście, np. Wrocławiu, trzeba po prostu wrzucić w google (zobacz pozycjonowanie strony www) frazy: sale konferencyjne wrocław ((poznaj informacje)), sale szkoleniowe wrocław, sale do wynajęcia Wrocław. Otrzymamy duży wybór firm świadczących te usługi. Wybierajmy miejsce świadomie, bo rozrywki, jakie oferuje metropolia, mogą zaprzątnąć uwagę uczestników konferencji. Wybierajmy sale szkoleniowe- dla przykładu strona, z klimatyzacją, jeśli wydarzenie będzie odbywało się w porze letniej, z profesjonalnym wyposażeniem, możliwością noclegu i cateringu, z dostępem do internetu – najlepiej bezprzewodowo. Wiele firm świadczących usługi wynajmu sal konferencyjno-szkoleniowych daje nam pełen pakiet usług – wybieramy właśnie takie, sami zajmując się kwestiami PR, czyli jak najlepszym poinformowaniem o tym wydarzeniu, oraz stroną merytoryczną przedsięwzięcia.