Bogactwo ofert powierzchni konferencyjnych do użyczenia może przyprawić o ból głowy. Podejmując decyzję organizatorzy nie mogą się skupić tylko na lokalizacji. Równie ważne, a czasami najistotniejsze, będą czynniki dodatkowe związane z zakresem spotkania edukacyjnego, szkoleniowego lub biznesowego. Organizując konferencję czy szkolenie musimy wykazać się nadzwyczaj wysokimi zdolnościami organizacyjnymi. Kluczem do rozplanowania całej logistyki przedsięwzięcia jest zawsze ten sam punkt wyjścia – punkt spotkania.